Fondazione con il sud - Bilancio di Missione 2021

2.2 Il modello operativo e valutativo

La Fondazione adotta un modello di gestione operativo orientato a ottenere efficienza, efficacia e, soprattutto, la massi-

ma trasparenza, affinché il proprio operato possa essere chiaro, leggibile e condivisibile da parte di tutti gli stakeholder.

In tale ottica è stato adottato il modello organizzativo ai sensi del D. Lgs 231/01, sottoposto anche ad un costante proces- so di aggiornamento e di miglioramento (l’ultima revisione è stata conclusa a fine 2020). Tenendo attentamente conto dei preziosi insegnamenti dettati dall’esperienza, in esso è definito il corpus procedurale della Fondazione, un sistema di regole che tutti coloro che operano in nome e per conto della Fondazione sono chiamati ad osservare, sia nei rapporti interni che nelle relazioni con soggetti esterni. L’Organismo di Vigilanza è preposto a vigilare sull’attuazione e sull’osser- vanza del modello.

Il modello operativo identifica le seguenti specifiche procedure (ognuna descritta in uno specifico protocollo interno):

• formazione del bilancio;
• ciclo passivo (acquisto di beni e servizi; assegnazione di consulenze e incarichi professionali a terzi);
• gestione del personale dipendente e dei collaboratori (selezione, assunzione e gestione del personale dipendente e dei collaboratori; gestione dei rimborsi spese, anticipi e spese di rappresentanza);
• gestione dei rapporti con la Pubblica amministrazione (presentazione di richieste di provvedimenti autorizza- tivi e/o di certificati, nonché presentazione di dichiarazioni; ottenimento di provvedimenti autorizzativi e/o di certificati; richiesta, ottenimento e gestione di finanziamenti pubblici; comunicazione di dati di qualsiasi na- tura ad enti pubblici; rapporti istituzionali con Ministeri ed enti territoriali; verifiche, ispezioni e accertamenti; pre-contenziosi di qualsiasi natura e contenzioso civile, penale, amministrativo, giuslavoristico, arbitrale);
• gestione dei pagamenti (gestione dei pagamenti; gestione dei conti correnti bancari e relative riconciliazioni; gestione della piccola cassa);
• gestione ed erogazione dei contributi (valutazione ex ante; monitoraggio; liquidazione; revoche).

Ai sensi dell’art. 37 del Regolamento europeo 679/2016 (GDPR), relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati, la Fondazione CON IL SUD ha nominato il Responsabile della Protezione Dati (RPD).

Per ciò che concerne il processo di selezione delle proposte di progetto pervenute, sono coinvolti i seguenti attori:

• l’area Attività istituzionali della Fondazione, che predispone l’analisi di ammissibilità e la valutazione in base ad alcuni dei criteri generali previsti nei bandi/inviti e supporta i partenariati con attività di accompagnamento e co-progettazione;
• gli esperti indipendenti, eventualmente nominati dal Consiglio di Amministrazione, dotati di competenze ade- guate nell’ambito di intervento del bando/invito, che effettuano la valutazione delle proposte in riferimento ai requisiti tecnico-specialistici richiesti;
• un gruppo di lavoro, costituito dai componenti del Consiglio di Amministrazione, dagli esperti, dal Direttore e dai collaboratori della Fondazione, che effettua una valutazione di insieme delle proposte pervenute e predi- spone una proposta di delibera per il Consiglio;
• il Consiglio di Amministrazione che, sulla base del lavoro svolto e presentato dal Direttore, esprime la propria valutazione e delibera in merito ai progetti da finanziare.

In seguito alla delibera del Consiglio di Amministrazione, gli uffici della Fondazione provvedono a comunicare gli esiti del processo di selezione a tutti i partecipanti, non solo per incrementare il livello di trasparenza dei propri processi, ma anche per fornire elementi utili affinché essi possano affinare le proprie capacità progettuali e aumentare le possibilità di vedere finanziate future proposte di progetto.

La procedura di valutazione combina le competenze tecniche interne della Fondazione (riferibili soprattutto alle caratte- ristiche del partenariato proponente, alla qualità del progetto esecutivo, alla qualità e rilevanza del cofinanziamento, ecc.) e le competenze specialistiche degli esperti negli ambiti di intervento con la visione strategica e la conoscenza del Terzo settore di cui il Consiglio di Amministrazione è in possesso.

I principali criteri di valutazione, individuati dal Comitato di Indirizzo, integrati per ciascun bando/invito in modo specifico in relazione alle finalità perseguite, sono:

in relazione all’idea proposta:

• coerenza con le finalità delle iniziative messe in campo dalla Fondazione;
• strategia di intervento e sua efficacia;
• contenuto di innovazione;
• impatto sociale;

in relazione alle caratteristiche del partenariato:

• competenze e professionalità;
• trasparenza e affidabilità;
• messa in rete e rappresentatività del territorio;
• apporto di risorse provenienti da altri soggetti;

con riferimento alla qualità progettuale:

• conoscenza del problema e del contesto;
• coerenza interna tra obiettivi, strategia, risorse e tempi;
• efficiente ed efficace utilizzo delle risorse;
• monitoraggio e valutazione;
• continuità, sostenibilità e replicabilità delle azioni;
• comunicazione.

Processo di selezione dei progetti da finanziare

A partire dal 2017 la Fondazione ha introdotto con successo un nuovo sistema informatico (denominato Chàiros) per la partecipazione a bandi e iniziative con l’invio della documentazione. La piattaforma web è stata realizzata completamente in ambienti di sviluppo free-of-use e con componenti open source. Può gestire contemporaneamente numerosi bandi e consente ad un numero elevato di utenti (almeno 5.000) di “applicare” senza perdite di performance.

Il nuovo sistema consente anche di gestire online tutte le attività di monitoraggio e di rendicontazione, con la completa dematerializzazione dei processi di acquisizione documentale.

Inoltre, esso offre la possibilità di aggiornare direttamente, in qualsiasi momento, il profilo e la documentazione della propria organizzazione e di seguire lo stato di avanzamento dei progetti inviati.

Il processo di monitoraggio e valutazione dei progetti esemplari finanziati

Il processo di monitoraggio e valutazione è volto a collaborare con i soggetti attuatori, supportandoli nella realizza- zione delle attività progettuali.

Esso rappresenta, oltre che una concreta manifestazione di attenzione verso i destinatari dei contributi, un atto di responsabilità e di garanzia nei confronti degli stakeholder sul corretto utilizzo delle risorse e sul raggiungimento dei fini istituzionali della Fondazione.

L’area Attività istituzionali, e in particolare la funzione di monitoraggio, segue le iniziative a partire dalla fase di valutazione, nel corso della quale si prevede un’attività di accompagnamento e co-progettazione, fino a diversi anni dopo la loro conclusione. Al fine di garantire la massima continuità al percorso di valutazione, ogni iniziativa è seguita lungo tutto il percorso attuativo dagli stessi collaboratori.

Il processo prevede la raccolta delle informazioni utili per comprendere l’andamento delle iniziative, per verificare il raggiungimento dei risultati attesi, per promuovere la diffusione delle buone pratiche e per intervenire nei casi di criticità. In questo modo è garantito un efficace processo circolare di restituzione delle informazioni e dei dati dal processo di monitoraggio (in itinere ed ex post) al processo di selezione (ex ante).

L’attenzione al monitoraggio consente di: I) comprendere l’effetto prodotto dalle iniziative finanziate in termini di numerosità e tipologia delle organizzazioni coinvolte, diffusione delle azioni sul territorio, destinatari dei progetti; II) valutare se gli interventi finanziati siano conformi alle modalità attuative previste e quali effetti producano sul territorio in termini di efficacia e crescita del capitale sociale, alimentando così progressivamente il processo di programmazione e indirizzo della Fondazione e consentendo un sempre maggiore affinamento delle metodologie d’intervento.

L’attività di monitoraggio è articolata in due principali ambiti di analisi: a) il monitoraggio economico-finanziario, che prende in esame i costi sostenuti dai progetti finanziati e prevede un controllo di congruenza, formale e sostanziale, delle spese sostenute; b) il monitoraggio tecnico, che prende in esame i processi di implementazione dei progetti finanziati e il grado di raggiungimento dei risultati attesi e degli obiettivi.

La valutazione, oltre che nel corso dell’attuazione dei progetti (in itinere) e alla loro conclusione, viene prolungata con una rilevazione effettuata a distanza di anni dal termine formale delle iniziative, al fine di rilevare quale eredità esse abbiano lasciato sul territorio (monitoraggio ex post).

Oltre alle informazioni raccolte mediante le schede di verifica (approccio “autovalutativo” orientato alla massima diffusione possibile nel Terzo settore di un approccio metodologico fondato sull’utilizzo autonomo dello strumento del monitoraggio) e ai frequenti contatti di varia natura per la raccolta di informazioni, la supervisione della Fondazione si alimenta delle visite sul campo, che costituiscono una importante occasione di incontro e di conoscenza reciproca tra la Fondazione e i diversi interlocutori locali.

La regolare disponibilità di dati sull’andamento dei progetti e il continuo confronto consentono un esercizio valutativo che approfondisce sia i processi attuativi messi in atto dai singoli progetti che i risultati e gli obiettivi conseguiti. Per ciascuna iniziativa viene elaborato, periodicamente, un giudizio di valutazione che assume diversi significati in relazione al ciclo attuativo del progetto: in itinere, finale ed ex post. Al fine di permettere una lettura comparata sono stati individuati quattro principali ambiti (andamento delle attività; partnership e relazioni territoriali; gestione delle risorse; risultati e obiettivi conseguiti) su cui vengono elaborati giudizi di valutazione basati su criteri di con- formità, efficacia ed efficienza.

I risultati del lavoro di monitoraggio sono annualmente elaborati all’interno di una “relazione di monitoraggio”, poi sottoposta agli organi sociali della Fondazione. Tale momento è diventato utile occasione per riflettere sul lavoro della Fondazione e sul conseguimento dei suoi obiettivi di medio e lungo periodo.

Processo di monitoraggio e valutazione dei progetti finanziati