2.3 – Monitoraggio e valutazione delle iniziative finanziate
Il processo di monitoraggio e valutazione è volto a collaborare con i soggetti attuatori, supportandoli nella realizzazione delle attività progettuali.
Esso rappresenta, oltre che una concreta manifestazione di attenzione verso i destinatari dei contributi, un atto di responsabilità e di garanzia nei confronti degli stakeholder sul corretto utilizzo delle risorse e sul raggiungimento dei fini istituzionali della Fondazione.
L’area Attività istituzionali, e in particolare la funzione di monitoraggio, segue le iniziative a partire dalla fase di valutazione, nel corso della quale si prevede un’attività di accompagnamento e co-progettazione, fino a diversi anni dopo la loro conclusione. Al fine di garantire la massima continuità al percorso di valutazione, ogni iniziativa è seguita lungo tutto il percorso attuativo dagli stessi collaboratori.
Il processo prevede la raccolta delle informazioni utili per comprendere l’andamento delle iniziative, per verificare il raggiungimento dei risultati attesi, per promuovere la diffusione delle buone pratiche e per intervenire nei casi di criticità. In questo modo è garantito un efficace processo circolare di restituzione delle informazioni e dei dati dal processo di monitoraggio (in itinere ed ex post) al processo di selezione (ex ante).
L’attenzione al monitoraggio consente di: i) comprendere l’effetto prodotto dalle iniziative finanziate in termini di numerosità e tipologia delle organizzazioni coinvolte, diffusione delle azioni sul territorio, destinatari dei progetti; ii) valutare se gli interventi finanziati siano conformi alle modalità attuative previste e quali effetti producano sul territorio in termini di efficacia e crescita del capitale sociale, alimentando così progressivamente il processo di programmazione e indirizzo della Fondazione e consentendo un sempre maggiore affinamento delle metodologie d’intervento.
L’attività di monitoraggio è articolata in due principali ambiti di analisi: a) il monitoraggio economico-finanziario, che prende in esame i costi sostenuti dai progetti finanziati e prevede un controllo di congruenza, formale e sostanziale, delle spese sostenute; b) il monitoraggio tecnico, che prende in esame i processi di implementazione dei progetti finanziati e il grado di raggiungimento dei risultati attesi e degli obiettivi.
La valutazione, oltre che nel corso dell’attuazione dei progetti (in itinere) e alla loro conclusione, viene prolungata con una rilevazione effettuata a distanza di anni dal termine formale delle iniziative, al fine di rilevare quale eredità esse abbiano lasciato sul territorio (monitoraggio ex post).
Oltre alle informazioni raccolte mediante le schede di verifica (approccio “autovalutativo” orientato alla massima diffusione possibile nel Terzo settore di un approccio metodologico fondato sull’utilizzo autonomo dello strumento del monitoraggio) e ai frequenti contatti di varia natura per la raccolta di informazioni, la supervisione della Fondazione si alimenta delle visite sul campo, che costituiscono una importante occasione di incontro e di conoscenza reciproca tra la Fondazione e i diversi interlocutori locali.
La regolare disponibilità di dati sull’andamento dei progetti e il continuo confronto consentono un esercizio valutativo che approfondisce sia i processi attuativi messi in atto dai singoli progetti che i risultati e gli obiettivi conseguiti. Per ciascuna iniziativa viene elaborato, periodicamente, un giudizio di valutazione che assume diversi significati in relazione al ciclo attuativo del progetto: in itinere, finale ed ex post. Al fine di permettere una lettura comparata sono stati individuati quattro principali ambiti (andamento delle attività; partnership e relazioni territoriali; gestione delle risorse; risultati e obiettivi conseguiti) su cui vengono elaborati giudizi di valutazione basati su criteri di conformità, efficacia ed efficienza.
I risultati del lavoro di monitoraggio sono annualmente elaborati all’interno di una “relazione di monitoraggio”, poi sottoposta agli organi sociali della Fondazione. Tale momento è diventato utile occasione per riflettere sul lavoro della Fondazione e sul conseguimento dei suoi obiettivi di medio e lungo periodo.
Processo di monitoraggio e valutazione dei progetti finanziati
