Fondazione con il sud - Bilancio di Missione 2023

2.2 – Il modello operativo e valutativo

La Fondazione adotta un modello di gestione operativo orientato a ottenere efficienza, efficacia e, soprattutto, la massima trasparenza, affinché il proprio operato possa essere chiaro, leggibile e condivisibile da parte di tutti gli stakeholder.
In tale ottica è stato adottato il modello organizzativo ai sensi del D. Lgs 231/01, sottoposto anche ad un costante processo di aggiornamento e di miglioramento (l’ultima revisione, finalizzata a introdurre il dispositivo del whistleblowing, era in corso al 31 dicembre 2023 e si è conclusa nel mese di marzo 2024). In esso è definito il corpus procedurale della Fondazione, un sistema di regole che tutti coloro che operano in nome e per conto della Fondazione sono chiamati ad osservare, sia nei rapporti interni che nelle relazioni con soggetti esterni. L’Organismo di vigilanza è preposto a vigilare sull’attuazione e sull’osservanza del modello.
Il modello operativo identifica le seguenti specifiche procedure (ognuna descritta in uno specifico protocollo interno):

• formazione del bilancio;
• ciclo passivo (acquisto di beni e servizi; assegnazione di consulenze e incarichi professionali a terzi);
• gestione del personale dipendente e dei collaboratori (selezione, assunzione e gestione del personale dipendente e dei collaboratori; gestione dei rimborsi spese, anticipi e spese di rappresentanza);
• gestione dei rapporti con la Pubblica amministrazione (presentazione di richieste di provvedimenti autorizzativi e/o di certificati, nonché presentazione di dichiarazioni; ottenimento di provvedimenti autorizzativi e/o di certificati; richiesta, ottenimento e gestione di finanziamenti pubblici; comunicazione di dati di qualsiasi natura ad enti pubblici; rapporti istituzionali con Ministeri ed enti territoriali; verifiche, ispezioni e accertamenti; pre-contenziosi di qualsiasi natura e contenzioso civile, penale, amministrativo, giuslavoristico, arbitrale);
• gestione dei pagamenti (gestione dei pagamenti; gestione dei conti correnti bancari e relative riconciliazioni; gestione della piccola cassa);
• gestione ed erogazione dei contributi (valutazione ex ante; monitoraggio; liquidazione; revoche).

Ai sensi dell’art. 37 del Regolamento europeo 679/2016 (GDPR), relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati, la Fondazione CON IL SUD ha nominato il Responsabile della Protezione Dati (RPD).

La selezione delle proposte di progetto

Il processo di selezione delle proposte di progetto pervenute in risposta ai bandi pubblicati dalla Fondazione è regolato da una procedura di volta in volta approvata dal Consiglio di amministrazione, che di norma coinvolge i seguenti attori:

• l’area Attività istituzionali della Fondazione, che predispone l’istruttoria di ammissibilità e la valutazione di merito in base ai criteri previsti nei bandi/inviti e supporta i partenariati con attività di accompagnamento e co-progettazione;
• gli esperti indipendenti, eventualmente nominati dal Consiglio di amministrazione, dotati di competenze adeguate nell’ambito di intervento del bando/invito, che effettuano la valutazione delle proposte in riferimento ai requisiti tecnico-specialistici richiesti;
• un gruppo di lavoro, costituito dai componenti del Consiglio di amministrazione, dagli esperti eventualmente nominati, dal Direttore e dai collaboratori della Fondazione, che esamina la valutazione delle proposte effettuata dagli esperti e predispone una proposta di delibera per il Consiglio;
• il Consiglio di amministrazione che, sulla base del lavoro svolto e presentato dal Direttore, esprime la propria valutazione e delibera in merito ai progetti da finanziare.

In seguito alla delibera del Consiglio di amministrazione, gli uffici della Fondazione provvedono a comunicare gli esiti del processo di selezione a tutti i partecipanti, non solo per incrementare il livello di trasparenza dei propri processi, ma anche per fornire elementi utili affinché essi possano affinare le proprie capacità progettuali e aumentare le possibilità di vedere finanziate future proposte di progetto.
La procedura di valutazione combina le competenze tecniche interne della Fondazione (riferibili soprattutto alle caratteristiche del partenariato proponente, alla qualità del progetto esecutivo, alla qualità e rilevanza del cofinanziamento, ecc.) e le competenze specialistiche degli esperti negli ambiti di intervento con la visione strategica e la conoscenza del Terzo settore di cui il Consiglio di amministrazione è in possesso.
I principali criteri di valutazione, individuati dal Comitato di indirizzo, integrati per ciascun bando/invito in modo specifico in relazione alle finalità perseguite, sono:

in relazione all’idea proposta:

• coerenza con le finalità delle iniziative messe in campo dalla Fondazione;
• strategia di intervento e sua efficacia;
• contenuto di innovazione;
• impatto sociale;

in relazione alle caratteristiche del partenariato:

• competenze e professionalità;
• trasparenza e affidabilità;
• messa in rete e rappresentatività del territorio;
• apporto di risorse provenienti da altri soggetti;

con riferimento alla qualità progettuale:

• conoscenza del problema e del contesto;
• coerenza interna tra obiettivi, strategia, risorse e tempi;
• efficiente ed efficace utilizzo delle risorse;
• monitoraggio e valutazione;
• continuità, sostenibilità e replicabilità delle azioni;
• comunicazione.

Processo di selezione dei progetti da finanziare

A partire dal 2017 la Fondazione ha introdotto con successo una nuova piattaforma informatica (denominata Chàiros) che abilita gli enti alla partecipazione a bandi e iniziative con l’invio della relativa documentazione. La piattaforma web è stata realizzata completamente in ambienti di sviluppo free of use e con componenti open source. Può gestire contemporaneamente numerosi bandi e consente ad un numero elevato di utenti (almeno 5.000) di “applicare” senza perdite di performance.
Il nuovo sistema consente anche di gestire online tutte le attività di monitoraggio e di rendicontazione, con la completa dematerializzazione dei processi di acquisizione documentale.
Inoltre, esso offre la possibilità di aggiornare direttamente, in qualsiasi momento, il profilo e la documentazione della propria organizzazione e di seguire lo stato di avanzamento dei progetti inviati.