2 – Il modello operativo e valutativo
Con i Bambini adotta un modello di gestione operativo orientato a ottenere efficienza, efficacia e, soprattutto, la massima trasparenza, affinché il proprio operato possa essere chiaro, leggibile e condivisibile da parte di tutti gli stakeholder.
Per conferire maggior forza a questo principio, a partire dal 2021 è stato adottato un modello organizzativo conforme al D.Lgs 231/01, che nei prossimi anni verrà costantemente aggiornato e migliorato. Tenendo conto dell’esperienza maturata negli anni precedenti, in esso è definito il corpus procedurale di Con i Bambini, un sistema di regole che tutti coloro che operano in nome e per conto dell’impresa sociale sono chiamati a osservare, sia nei rapporti interni sia nelle relazioni con soggetti esterni. L’Organismo di vigilanza è preposto a vigilare sull’attuazione e sull’osservanza del modello.
Il modello operativo identifica le seguenti specifiche procedure (ognuna descritta in uno specifico protocollo interno):
- formazione del bilancio;
- ciclo passivo (acquisto di beni e servizi; assegnazione di consulenze e incarichi professionali a terzi);
- gestione del personale dipendente e dei collaboratori (selezione, assunzione e gestione del personale dipendente e dei collaboratori; gestione dei rimborsi spese, anticipi e spese di rappresentanza);
- gestione dei rapporti con la Pubblica amministrazione (presentazione di richieste di provvedimenti autorizzativi e/o di certificati, nonché presentazione di dichiarazioni; ottenimento di provvedimenti autorizzativi e/o di certificati; richiesta, ottenimento e gestione di finanziamenti pubblici; comunicazione di dati di qualsiasi natura ad enti pubblici; rapporti istituzionali con Ministeri ed enti territoriali; verifiche, ispezioni e accertamenti; pre-contenziosi di qualsiasi natura e contenzioso civile, penale, amministrativo, giuslavoristico, arbitrale);
- gestione dei pagamenti (gestione dei pagamenti; gestione dei conti correnti bancari e relative riconciliazioni; gestione della piccola cassa);
- gestione ed erogazione dei contributi (valutazione ex ante; monitoraggio; liquidazione; revoche).
Ai sensi dell’art. 37 del Regolamento europeo 679/2016 (GDPR), relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati, Con i Bambini ha nominato il Responsabile della protezione dati (RPD).
Qui di seguito vengono descritte sinteticamente le modalità attuative che informano i due principali processi operativi delle attività istituzionali: la selezione delle proposte di progetto (valutazione ex ante) e il monitoraggio tecnico delle proposte finanziate (valutazione in itinere ed ex post).
IL PROCESSO DI SELEZIONE DELLE PROPOSTE DI PROGETTO
nei limiti definiti dalla procedura (di solito una parte dei criteri di valutazione è affidata all’area Attività istituzionali, una parte è riservata agli esperti esterni) e supporta i proponenti con attività di accompagnamento e co-progettazione;
gli esperti esterni, selezionati tramite specifiche call ad evidenza pubblica e nominati dal Consiglio di amministrazione, dotati di competenze adeguate nell’ambito di intervento del bando, effettuano la valutazione di merito delle proposte ammissibili nei limiti definiti dalla procedura di valutazione;
il gruppo di lavoro, costituito dagli esperti esterni, dai collaboratori dell’area attività istituzionali e dai consiglieri di amministrazione, predispone, sulla base del lavoro istruttorio presentato dagli uffici, una proposta di delibera per il Consiglio;
il Consiglio di amministrazione, sulla base del lavoro predisposto dagli uffici, esprime la propria valutazione e delibera la graduatoria finale dei progetti da sostenere e l’importo dei contributi assegnati.
Il processo, così definito sulla base dell’analoga procedura consolidata nella Fondazione CON IL SUD, combina le competenze tecniche interne con quelle, più specialistiche, degli esperti esterni, e con la visione strategica e la conoscenza del Terzo settore da parte del Consiglio di amministrazione.
I principali criteri di valutazione adottati sono:
• in relazione all’idea proposta:
– coerenza con le finalità del Fondo;
– strategia di intervento e sua efficacia;
– contenuto di innovazione;
– impatto sociale;
• in relazione alle caratteristiche del partenariato:
– competenze e professionalità;
– trasparenza e affidabilità;
– rafforzamento della Comunità educante;
– messa in rete e rappresentatività del territorio;
– apporto di risorse provenienti da altri soggetti;
• con riferimento alla qualità progettuale:
– conoscenza del problema e del contesto;
– coerenza interna tra obiettivi, strategia, risorse e tempi;
– efficiente ed efficace utilizzo delle risorse;
– monitoraggio e valutazione;
– continuità, sostenibilità e replicabilità delle azioni;
– comunicazione.
L’elenco dei criteri adottati in ogni bando è definito, come già detto, all’interno della procedura di valutazione per esso adottata dal Consiglio di amministrazione. L’elenco sopra riportato può essere modificato o integrato a seconda delle specifiche esigenze di verifica e di approfondimento, che possono presentarsi in relazione agli ambiti di intervento. Inoltre, la procedura di valutazione definisce il peso percentuale da attribuirsi, nella determinazione del punteggio finale, ad ognuno dei criteri adottati.
In seguito alla delibera di assegnazione dei contributi assunta dal Consiglio di amministrazione, gli esiti deliberati sono dapprima comunicati al Comitato di indirizzo strategico e, successivamente, a tutti i partecipanti, al fine di garantire un adeguato livello di trasparenza e per fornire elementi utili a migliorare le capacità progettuali dei proponenti.
Il bando dedicato alle iniziative in cofinanziamento prevede la presentazione di una idea di intervento da parte di un ente del terzo settore o di un altro cofinanziatore; l’idea viene sottoposta, per la verifica della coerenza con le finalità generali del Fondo, al Consiglio di amministrazione, che delibera la possibilità di procedere alla progettazione esecutiva, fornendo eventualmente indicazioni vincolanti (l’idea è preliminarmente sottoposta al vaglio del Comitato di indirizzo strategico nei casi in cui sia ritenuta dubbia la coerenza con le finalità del Fondo). Infine, viene presentato da parte del proponente un progetto esecutivo, che viene istruito dall’area Attività istituzionali e sottoposto alla valutazione finale del Consiglio di amministrazione.
La presentazione dei progetti avviene mediante la piattaforma Chàiros, di proprietà della Fondazione CON IL SUD, il cui utilizzo è concesso gratuitamente a Con i Bambini.
IL PROCESSO DI MONITORAGGIO TECNICO DEI PROGETTI FINANZIATI
L’area Attività istituzionali presiede al processo di monitoraggio tecnico e finanziario delle iniziative finanziate. Tale attività, che implica un concreto supporto operativo alle organizzazioni proponenti, rappresenta, oltre che una concreta manifestazione di attenzione verso i destinatari dei contributi, un atto di responsabilità e di garanzia nei confronti degli stakeholder sul corretto utilizzo delle risorse e sul raggiungimento degli obiettivi del Fondo.
Le iniziative sono accompagnate lungo tutto il loro svolgimento operativo, che si conclude con l’invio, da parte del soggetto responsabile, del rapporto di valutazione di impatto, entro due anni dalla conclusione formale delle attività. Inoltre, vengono verificate le spese sostenute ai fini della liquidazione delle tranche di contributo agli enti beneficiari. Tali attività sono svolte in diretto collegamento con Acri che, in qualità di tesoriere del Fondo, provvede all’effettiva liquidazione delle risorse.
Le attività di monitoraggio consentono di conoscere l’effetto delle iniziative sostenute in termini di numerosità e tipologia delle organizzazioni coinvolte, di diffusione delle azioni sul territorio e di destinatari raggiunti.
Anche il monitoraggio tecnico-finanziario è realizzato mediante la piattaforma Chàiros che, oltre a consentire il costante aggiornamento delle attività e dei risultati raggiunti, facilita anche il processo di rendicontazione delle spese, che risulta completamente dematerializzato.
Inoltre, il monitoraggio garantisce a tutti i progetti la costante assistenza telefonica, periodiche visite di sopralluogo e incontri presso la sede per chiarimenti e approfondimenti.
Nel corso del 2021 è proseguito il programma di coinvolgimento delle organizzazioni nelle ‘comunità di pratiche’, con l’obiettivo di facilitare il confronto e i processi di apprendimento reciproco.
