2 – Il modello operativo e valutativo
Con i Bambini adotta un modello di gestione operativo orientato alla massima trasparenza, affinché il proprio operato possa essere chiaro, leggibile e condivisibile da parte di tutti gli stakeholder.
Per conferire maggior forza a questo principio, a partire dal 2021 è stato adottato un modello organizzativo conforme al D.Lgs 231/01, che nei prossimi anni verrà costantemente aggiornato e migliorato. Tenendo conto dell’esperienza maturata negli anni precedenti, in esso è definito il corpus procedurale di Con i Bambini, un sistema di regole che tutti coloro che operano in nome e per conto dell’impresa sociale sono chiamati a osservare, sia nei rapporti interni, sia nelle relazioni con soggetti esterni. L’Organismo di vigilanza è preposto a vigilare sull’attuazione e sull’osservanza del modello.
Il modello operativo identifica le seguenti specifiche procedure (ognuna descritta in uno specifico protocollo interno):
- formazione del bilancio;
- ciclo passivo (acquisto di beni e servizi; assegnazione di consulenze e incarichi professionali a terzi);
- gestione del personale dipendente e dei collaboratori (selezione, assunzione e gestione del personale dipendente e dei collaboratori; gestione dei rimborsi spese, anticipi e spese di rappresentanza);
- gestione dei rapporti con la pubblica amministrazione (presentazione di richieste di provvedimenti autorizzativi e/o di certificati, nonché presentazione di dichiarazioni; ottenimento di provvedimenti autorizzativi e/o di certificati; richiesta, ottenimento e gestione di finanziamenti pubblici; comunicazione di dati di qualsiasi natura ad enti pubblici; rapporti istituzionali con Ministeri ed enti territoriali; verifiche, ispezioni e accertamenti; pre-contenziosi di qualsiasi natura e contenzioso civile, penale, amministrativo, giuslavoristico, arbitrale);
- gestione dei pagamenti (gestione dei pagamenti; gestione dei conti correnti bancari e relative riconciliazioni; gestione della piccola cassa);
- gestione ed erogazione dei contributi (valutazione ex ante; monitoraggio; liquidazione; revoche).
Ai sensi dell’art. 37 del Regolamento europeo 679/2016 (GDPR), relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati, Con i Bambini ha nominato il Responsabile della protezione dati (RPD).
Qui di seguito vengono descritte sinteticamente le modalità attuative che informano i due principali processi operativi delle attività istituzionali: la selezione delle proposte di progetto (valutazione ex ante) e il monitoraggio tecnico delle proposte finanziate (valutazione in itinere ed ex post).
LA SELEZIONE DELLE PROPOSTE DI PROGETTO
Il processo di selezione delle proposte di progetto, raccolte in risposta ai bandi pubblicati, si basa su un approccio di valutazione che vede la partecipazione coordinata di diversi attori:
- il Consiglio di amministrazione che, dopo avere approvato il bando, definisce la procedura di valutazione (all’interno della quale sono, a loro volta, contenuti i requisiti di ammissibilità e la “griglia” dei criteri di valutazione) e nomina gli esperti esterni che partecipano al processo di valutazione;
- l’area Attività istituzionali, che istruisce l’intero processo sulla base della procedura di valutazione approvata, verifica l’ammissibilità delle proposte pervenute, svolge la valutazione di merito delle proposte ammissibili nei limiti definiti dalla procedura (di solito una parte dei criteri di valutazione è affidata all’area Attività istituzionali, una parte è riservata agli esperti esterni) e supporta i proponenti con attività di accompagnamento e co-progettazione;
- gli esperti esterni, selezionati tramite specifiche call ad evidenza pubblica e nominati dal Consiglio di amministrazione, dotati di competenze adeguate nell’ambito di intervento del bando, effettuano la valutazione di merito delle proposte ammissibili nei limiti definiti dalla procedura di valutazione;
- il gruppo di lavoro, costituito dagli esperti esterni, dai collaboratori dell’area attività istituzionali e dai consiglieri di amministrazione, predispone, sulla base del lavoro istruttorio presentato dagli uffici, una proposta di delibera per il Consiglio;
- il Consiglio di amministrazione, sulla base del lavoro predisposto dagli uffici, esprime la propria valutazione e delibera la graduatoria finale dei progetti da sostenere e l’importo dei contributi assegnati.
Il processo così definito combina le competenze tecniche interne con quelle, più specialistiche, degli esperti esterni, e con la visione strategica e la conoscenza del Terzo settore da parte del Consiglio di amministrazione.
I principali criteri di valutazione adottati sono:
- in relazione all’idea proposta:
– coerenza con le finalità del Fondo;
– strategia di intervento e sua efficacia;
– contenuto di innovazione;
– potenziale impatto sociale; - in relazione alle caratteristiche del partenariato:
– competenze e professionalità;
– trasparenza e affidabilità;
– capacità di rafforzamento della Comunità educante;
– messa in rete e rappresentatività del territorio;
– apporto di risorse provenienti da altri soggetti; - con riferimento alla struttura progettuale:
– conoscenza del problema e del contesto;
– coerenza tra obiettivi, strategia, risorse e tempi;
– efficiente utilizzo delle risorse;
– adeguatezza del piano di monitoraggio e valutazione proposto;
– continuità, sostenibilità e replicabilità delle azioni;
– adeguatezza del piano di comunicazione proposto.
L’elenco dei criteri adottati in ogni bando è definito all’interno della procedura di valutazione per esso adottata dal Consiglio di amministrazione. L’elenco sopra riportato può essere modificato o integrato a seconda delle specifiche esigenze di verifica e di approfondimento, che possono presentarsi in relazione agli ambiti di intervento. Inoltre, la procedura di valutazione definisce il peso percentuale da attribuirsi, nella determinazione del punteggio finale, a ognuno dei criteri adottati.
In seguito alla delibera di assegnazione dei contributi assunta dal Consiglio di amministrazione, gli esiti deliberati sono dapprima comunicati al Comitato di indirizzo strategico e, successivamente, a tutti i partecipanti, al fine di garantire un adeguato livello di trasparenza e di fornire elementi utili a migliorare future progettazioni da parte dei proponenti.
Il bando dedicato alle iniziative in cofinanziamento prevede la presentazione di una idea di intervento da parte di un ente del terzo settore o di un altro cofinanziatore; l’idea viene sottoposta, per la verifica della coerenza con le finalità generali del Fondo, al Consiglio di amministrazione, che delibera in merito alla possibilità di procedere alla progettazione esecutiva, fornendo eventualmente indicazioni vincolanti (l’idea è preliminarmente sottoposta al vaglio del Comitato di indirizzo strategico nei casi in cui sia ritenuta dubbia la coerenza con le finalità del Fondo). Infine, viene presentato da parte del proponente un progetto esecutivo, che viene istruito dall’area Attività istituzionali e sottoposto alla valutazione finale da parte del Consiglio di amministrazione.
La presentazione dei progetti avviene mediante la piattaforma Chàiros, di proprietà della Fondazione CON IL SUD, il cui utilizzo è concesso gratuitamente a Con i Bambini.
IL MONITORAGGIO E LA VALUTAZIONE DEI PROGETTI FINANZIATI
Il processo di monitoraggio e valutazione si configura innanzitutto come accompagnamento e supporto ai soggetti attuatori nella realizzazione delle attività progettuali. Esso rappresenta, oltre che una concreta manifestazione di attenzione verso i destinatari dei contributi, un atto di responsabilità e di garanzia nei confronti degli stakeholder sul corretto utilizzo delle risorse e sul raggiungimento dei fini istituzionali dell’impresa sociale.
L’attività di accompagnamento dell’area Attività istituzionali, avviata fin dalla fase di valutazione, prosegue nella fase attuativa a cura della funzione di monitoraggio. Al fine di garantire la massima continuità al percorso di valutazione, e nei limiti del possibile, ogni iniziativa è seguita lungo tutto il proprio percorso attuativo dagli stessi collaboratori di Con i Bambini.
Il processo prevede la raccolta delle informazioni utili per comprendere l’andamento delle iniziative, per verificare il raggiungimento dei risultati attesi, per promuovere la diffusione delle buone pratiche e per intervenire nei casi di criticità. In questo modo è garantito un efficace processo circolare di restituzione delle informazioni e dei dati dal processo di monitoraggio (in itinere ed ex post) al processo di selezione (ex ante).
L’attenzione al monitoraggio consente di: i) comprendere l’effetto prodotto dalle iniziative finanziate in termini di numerosità e tipologia delle organizzazioni coinvolte, diffusione delle azioni sul territorio, destinatari dei progetti; ii) valutare se gli interventi finanziati siano conformi alle modalità attuative previste e quali effetti producano sul territorio in termini di efficacia e crescita del capitale sociale, alimentando così progressivamente il processo di programmazione e indirizzo del Fondo e consentendo un sempre maggiore affinamento delle metodologie d’intervento.
L’attività di monitoraggio è articolata in due principali ambiti di analisi: a) il monitoraggio finanziario, che prende in esame i costi sostenuti dai progetti finanziati e prevede un controllo di congruenza, formale e sostanziale, delle spese sostenute; b) il monitoraggio tecnico, che prende in esame i processi di implementazione dei progetti finanziati e il grado di raggiungimento dei risultati attesi e degli obiettivi.
La valutazione, oltre che nel corso dell’attuazione dei progetti (in itinere) e alla loro conclusione, viene prolungata con una rilevazione effettuata a distanza di anni dal termine formale delle iniziative, al fine di rilevare quale eredità esse abbiano lasciato sul territorio (monitoraggio ex post).
Oltre alle informazioni raccolte mediante le schede di verifica (approccio “autovalutativo” orientato alla massima diffusione possibile nel Terzo settore di un approccio metodologico fondato sull’utilizzo autonomo dello strumento del monitoraggio) e ai frequenti contatti di varia natura per la raccolta di informazioni, la supervisione dell’impresa sociale si alimenta delle visite sul campo, che costituiscono una importante occasione di incontro e di conoscenza reciproca tra l’impresa sociale e i diversi interlocutori locali.
La regolare disponibilità di dati sull’andamento dei progetti e il continuo confronto consentono un esercizio valutativo che approfondisce sia i processi attuativi messi in atto dai singoli progetti che i risultati e gli obiettivi conseguiti. Per ciascuna iniziativa viene elaborato, periodicamente, un giudizio di valutazione che assume diversi significati in relazione al ciclo attuativo del progetto: in itinere, finale ed ex post. Al fine di permettere una lettura comparata sono stati individuati quattro principali ambiti (andamento delle attività; partnership e relazioni territoriali; gestione delle risorse; risultati e obiettivi conseguiti) su cui vengono elaborati giudizi di valutazione basati su criteri di conformità, efficacia ed efficienza.
I risultati del lavoro di monitoraggio sono annualmente elaborati all’interno di una “relazione di monitoraggio”, sottoposta agli organi dell’impresa sociale. Tale momento è utile occasione per riflettere sul lavoro dell’impresa sociale e sul conseguimento dei suoi obiettivi di medio e lungo periodo.
